The purpose of the Meeting & 会议奖励计划将有助于减轻目的地主办会议和会议时的经济负担, as well as, 鼓励会议策划者带来有利于弗吉尼亚经济的活动.
每次会议或大会的需求和优先事项将有所不同, 因此,必须迅速开始规划讨论,以便最大限度地利用这些资金.
所有费用都应用于支持经济从COVID大流行或由此产生的负面经济影响中复苏.
文件:无论你选择如何使用资金, 任何决策的文件将是关键. 报销时需要收据或已付款的发票.
将需要一份RFP(征求建议书)和签署的合同的副本. 2021年12月7日之前签署的合同不符合条件. 活动合同必须在12月31日前签署并提交, 2022年4月1日至5月31日期间提交的申请, 2022 period. For applications submitted July 25, 2022 or later, 合同必须在申请提交之日起不迟于6个月内签署. 该活动必须在2024年6月30日之前举行.
这些清单很广泛,代表了最常见的费用类型, but they are not all-inclusive. 即使一个项目可以在清单中找到,它也不能保证报销. 如果有百老汇会员注册合格项目的问题,请联系霍恩 [email protected].
ELIGIBLE EXPENSES
- Facility meeting room rental fees
- 租用家具、固定装置或设备(i.e. 舞台、椅子、桌子、画架、讲台、竖架等.)
- Contracted security or traffic services
- Event-specific signage
- Event-specific printed marketing materials
- 针对事件的付费广告/媒体购买以推广事件
- Event production and technical expense
- 会议策划人签订合同后,为在目的地/场地策划活动而进行的现场访问、旅行/酒店费用
- 影音租赁及/或音响系统/灯光/流媒体服务
- 会议室/场地和/或酒店客房的Wifi/互联网费用-补偿或%折扣
- Local Permit fees
- Event insurance
- 场地与酒店之间的交通/班车费用
- 协助支付技术供应商主办混合会议的费用
- Discount on F&B and/or complimentary meal
- Complimentary or discounted parking at venue
- Charges for room set-up changes
- Box storage and shipping and receiving fees
- vip升级或vip免费套房
- Resort fees for guests at host hotels
- Service fees
- Exhibit costs – pipe & drape, table and chairs
- 为与会者、贵宾或活动工作人员准备的欢迎袋和小礼物
INELIGIBLE EXPENSES
- ARPA的资金必须用于旨在增加访问量的新活动. ARPA的资金不能用来取代或取代一个组织对现有预算的现有旅游资金承诺, marketing and/or staffing
- 会议策划娱乐或客户活动
- Site visits prior to contracting event
- 当目的地/场地未被授予活动时,不可退还的RFP/投标费用
- Funds to advertise their incentive program
- 为举办活动而翻新或建造永久性设施
- 2021年12月7日前签约的活动费用
- 一般营运或行政开支(差旅费、薪金、维修等)
- Travel cost to solicit event
- Purchase of permanent equipment
- 金钱或非金钱奖励(牌匾、证书、奖杯等)
- Printed programs which solicit advertising
- 不符合此计划条件的会议/活动包括:婚礼, fraternal (unless national), 社会活动及团体旅游(团体旅游全国大会除外).
- Purchase or production of items for resale
- 出现在政治或令人讨厌的网站或出版物上的广告或内容, determined at the discretion of VTC
- Personal Protective Equipment products
- 为会议、活动、赞助等购买酒类.
- 推广和销售大麻的项目将不符合条件.